Clientes

En el menú lateral, abre Clientes → Todos los clientes. Arriba tienes Clientes, Empresas e Importar. La lista muestra nombre, próxima sesión, última actividad y estado. Busca por nombre o correo y alterna entre tabla y tarjetas.

Usa las vistas Todos, Sesión hoy, Con pendientes y Sin contacto +30 días. En Filtros puedes combinar estado, pagos, etiqueta, origen y empresa, elegir el orden o recuperar un segmento. Guardar vista guarda la combinación de filtros como segmento de este navegador. Si falta una persona, vuelve a Todos y limpia filtros y búsqueda.

Marca las casillas de varias personas para etiquetar, enviar correo, abrir WhatsApp o compartir una herramienta. Revisa los destinatarios antes de confirmar cada flujo.

Haz un clic en una fila para ver el resumen al costado: iniciales, nombre, etiquetas, próxima sesión, último contacto, sesiones y pendientes. Desde allí puedes Registrar sesión, Agendar o Mensaje.

Haz doble clic en la fila o pulsa Abrir ficha completa para abrir la ficha. Registrar sesión abre directamente esa pestaña del compositor; Agendar prepara una cita futura. Consultar la ficha no equivale a activar al cliente para trabajar con una herramienta.

Izquierda: identidad, etiquetas y cuatro datos rápidos. Edita Objetivo, Correo, Teléfono y Etapa; el cambio se guarda al salir del campo. Comprueba el aviso de guardado. Ocultar campos vacíos solo oculta los datos adicionales vacíos: profesión, empresa, ubicación, zona horaria, origen, notas, campos personalizados o consentimiento. Los cuatro campos base permanecen visibles. Desmarca la casilla para completar los demás datos.

Los iconos permiten agendar, iniciar una videollamada, abrir Su espacio y desplegar ⋯ Más. En Más encontrarás Trabajar/activar, Editar, videollamada grupal, Espacio del cliente, Enviar formulario, Admisión, Onboarding, Encuesta, Feedback, Protocolo, Contrato y Facturar, según lo disponible para tu cuenta. Usa ← Clientes para volver a la lista.

Centro: la línea de tiempo reúne la actividad. Filtra por Todo, Sesiones, Mensajes, Notas o Herramientas. Historial abre el historial detallado y Bitácora conserva el hilo completo, sus adjuntos y controles.

Derecha: en Acciones están los objetivos e hitos, las acciones entre sesiones, Pendiente de su lado y Compartir herramienta. Pulsa Añadir acción y marca su casilla al completarla. Herramientas reúne formularios, herramientas y protocolos; Citas permite revisar citas y series. Documentos reúne archivos y enlaces; Cobros muestra la facturación y el botón Facturar. En pantallas estrechas, la columna derecha pasa debajo.

Los nombres Resumen y Formularios y herramientas de los capítulos «Panel anterior» no son pestañas de esta ficha. Usa Acciones para objetivos y encuestas, Herramientas para respuestas, Documentos para archivos y enlaces, y Cobros para facturación. El resumen previo con IA se abre desde la ventana de la cita en Agenda.

Al pie de la columna central, elige WhatsApp, Email, Nota interna o Registrar sesión. Ctrl + Enter envía o guarda la pestaña activa.

WhatsApp: escribe y pulsa Enviar. Necesitas WhatsApp conectado en Configuración y un teléfono válido con prefijo internacional en la ficha; si falta alguno, aparece un aviso y no se envía. Email: el mensaje se publica en Bitácora y el servicio avisa por correo, también por WhatsApp si lo configuraste. Necesita un correo en la ficha: no es un correo independiente del hilo. Nota interna: pulsa Guardar nota; se guarda como privada, solo para ti, y aparece en la línea de tiempo sin avisar al cliente.

Registrar sesión: revisa fecha, duración y herramienta, completa Qué trabajaron y escribe Acuerdos y tareas, una por línea. Los acuerdos se añaden como acciones entre sesiones. Revisa No avisar al cliente antes de guardar. Más detalles abre el formulario completo con lo que ya escribiste para añadir título, valoraciones, audio y otros datos.

Pulsa Guardar sesión, comprueba la confirmación, la nueva sesión en la línea de tiempo y el contador actualizado. El compositor vuelve a WhatsApp. También puedes llegar aquí desde Registrar sesión en el resumen lateral o desde ＋ Nuevo → Registrar sesión.

Pulsa Nuevo cliente en la lista o ＋ Nuevo → Cliente. Completa Nombre, obligatorio, y opcionalmente Email y Teléfono. El correo se usa para enviar su espacio y sus herramientas; revisa que sea correcto. Si falta el nombre, aparece un error junto al campo.

Pulsa Agregar cliente y espera: al guardarse se abre su ficha. Completa después objetivo, tarifa, empresa y campos propios. Los campos de la columna izquierda se guardan al salir de ellos; para la foto y el resto del formulario completo, utiliza ⋯ Más → Editar. Cancelar cierra el alta sin crear una ficha.

En el panel, abre Clientes → Todos los clientes en el menú lateral. Desde aquí puedes consultar las fichas existentes o crear una nueva.

Escribe en Buscar clientes. Si no aparece una ficha, borra la búsqueda y revisa los filtros antes de crear otra.

Alterna entre tarjetas y tabla con el selector de vista. Utiliza Ordenar para cambiar el orden; esto no modifica los datos de las fichas.

Abre Filtros y combina los criterios disponibles, por ejemplo estado o etiqueta. Revisa qué filtros están activos cuando una búsqueda devuelve menos resultados de los esperados. Pulsa Limpiar para quitar los filtros y borra también el texto del buscador si quieres volver a la lista completa.

Utiliza el control para guardar el segmento y dale un nombre reconocible. Después puedes elegirlo en el selector de segmentos. Estos filtros guardados pertenecen a este navegador.

Pulsa Nuevo cliente. Si estás corrigiendo una ficha existente, ábrela y utiliza Editar para conservar su historial.

Completa el nombre que identificará la ficha. El nombre es obligatorio. Si aparece un aviso de posible duplicado al guardar, revisa la ficha existente antes de confirmar otra alta.

Añade los datos de contacto disponibles. El correo puede quedar vacío; si lo escribes, debe tener un formato válido. Comprueba la dirección antes de utilizar un envío por email.

En el panel nuevo, abre la ficha y pulsa ⋯ Más → Editar cliente. Usa el selector de foto del formulario completo y guarda los cambios. La foto se procesa después de guardar la ficha.

Añade profesión, empresa, ciudad o país cuando sean útiles. El idioma se conserva como dato de la ficha; no presupongas que cambia por sí solo el idioma de todas las pantallas que verá el cliente.

Selecciona la zona horaria del cliente cuando la conozcas. Al preparar citas, revisa también la fecha, la hora y la zona que muestra Agenda o Reservas.

Escribe el objetivo principal con palabras concretas. Añade las áreas de trabajo y comprueba que aparecen como elementos añadidos. Podrás registrar objetivos medibles por separado en la ficha.

Completa modalidad, frecuencia, fecha de inicio y estado del proceso según corresponda. Pausado describe el estado del cliente; Archivar es otra acción y lo retira de la lista habitual.

Utiliza Notas para el contexto que quieras conservar. Marca la casilla de consentimiento solo si el cliente ya ha firmado el documento al que se refiere. Marcarla no genera una solicitud de firma; consulta Firmas para ese recorrido.

Pulsa Guardar y espera la confirmación. Vuelve a la lista y comprueba la ficha. Si aparece un error, corrige el campo señalado o revisa la conexión antes de volver a guardar.

Abre la gestión de Etiquetas para crear o editar nombres y colores. Aplica las etiquetas desde la lista de clientes y utilízalas después como criterio de filtro.

Abre Campos personalizados y elige la pestaña Cliente. Define el nombre, tipo y las opciones que corresponden. Revisa si el campo será obligatorio antes de incorporarlo a las fichas.

Abre los conjuntos de campos disponibles y revisa el contenido antes de añadirlo. La selección de país ayuda a encontrar conjuntos pertinentes; después comprueba qué campos quedaron en el formulario.

Gestiona los nombres en Empresas. En Editar cliente, selecciona la Empresa vinculada y guarda. El texto libre Empresa y la empresa vinculada son campos distintos.

Pulsa Importar y descarga la plantilla. Conserva los encabezados que proporciona, también en la interfaz inglesa. Completa una fila por persona y guarda el archivo CSV en UTF-8.

Carga el CSV y revisa la vista previa. Corrige las filas resaltadas: pueden carecer de nombre o tener un correo inválido. Se omiten los correos que ya existen o se repiten dentro del archivo; esto no actualiza fichas existentes.

Pulsa el botón de importar cuando la vista previa sea correcta. Revisa el resultado: fichas incorporadas, duplicados omitidos y filas inválidas. Busca las nuevas fichas en la lista antes de repetir el proceso.

Pulsa Ver ficha en la tarjeta o fila. Revisa el nombre antes de usar sus pestañas. Abrir esta ficha no selecciona automáticamente a esa persona como cliente de trabajo.

Pulsa Trabajar o el control equivalente de la ficha. Comprueba el nombre del cliente activo antes de abrir una herramienta. La asignación identifica a la persona; el guardado concreto depende de cada herramienta.

Selecciona otra persona para cambiar de cliente. Utiliza el control del indicador de trabajo para quitar la selección cuando termines. Esto no elimina su ficha.

Utiliza Resumen, Historial, Formularios y herramientas, Facturación o Bitácora. El nombre de la ficha permanece como referencia de la persona que estás consultando.

En Resumen, revisa la próxima cita, los pendientes y la actividad reciente. Abre el elemento que necesites atender. Una cita programada y una sesión registrada describen momentos distintos del proceso.

En la tarjeta Próxima sesión de De un vistazo, pulsa Preparar con IA, haya o no una cita agendada. Se abre el resumen previo de este cliente. La autorización, el resultado y los avisos se explican en Agenda → Prepara la sesión con IA.

En la pestaña Resumen de la ficha, en Preguntar a la IA, pulsa Preguntar. Escribe la pregunta, por ejemplo «¿Qué acuerdos sobre delegación hemos trabajado?», marca la casilla de autorización y pulsa Preguntar.

La IA lee solo el historial de este cliente: sesiones, acuerdos, acciones, objetivos, formularios, herramientas completadas, Bitácora y extractos de transcripciones, además de tus documentos de contexto. Usa tu propia clave de IA, la de los recaps.

La respuesta es corta y cada dato lleva un botón con su origen: Sesión, Acción, Formulario, Bitácora… Púlsalo para abrir ese registro. Los documentos aparecen con su nombre. Si el historial no responde la pregunta, la IA lo dice en vez de inventar.

Las preguntas y respuestas no se guardan: viven en la ventana mientras la tengas abierta. Revisa siempre la respuesta antes de usarla.

En la misma ventana, en Documentos de este cliente para la IA, pulsa Subir documento y elige un PDF, Word (.docx) o TXT de hasta 5 MB, por ejemplo la descripción de su puesto. Se guarda solo el texto, no el archivo.

La IA lo usa al responder y en Preparar con IA, pero nunca lo presenta como algo que el cliente dijo. Pulsa Quitar para que deje de usarlo.

En Objetivos, pulsa el control de añadir. Escribe el título y, cuando corresponda, unidad, valor inicial, valor actual, meta y fecha objetivo. Guarda y comprueba que aparece en la lista.

Edita el objetivo para actualizar su valor actual o estado. La barra necesita valores inicial, actual y meta, con inicial y meta diferentes. No interpretes una barra ausente como falta de avance. Revisa antes de eliminar un objetivo.

Al crear o editar un objetivo, en Seguimiento semanal marca Pedir un valor cada semana. Escribe la pregunta para tu cliente, elige el día de envío y la escala con mínimo y máximo. Pulsa Guardar objetivo. Con el seguimiento activo, «Dónde está hoy» se actualiza desde el historial y no se edita a mano.

Tu cliente recibe un solo correo por semana con todas sus medidas pendientes, el primer día configurado de lunes a domingo, entre las 8 y las 21 h de su zona horaria. Cada pregunta trae botones con los valores de la escala; si la escala tiene decimales o más de once valores, trae un botón para registrar el valor. Al pulsar se abre una página que pide confirmar: abrir el enlace no guarda nada. Puede cambiar el valor, añadir una nota y pulsar Confirmar valor. Si tiene un enlace activo a su espacio, el correo también lo incluye, y desde allí puede registrarlo en Seguimiento semanal.

El correo necesita un correo válido en la ficha. No pregunta por medidas ya registradas esa semana.

En la fila del objetivo, pulsa Historial semanal.

La gráfica muestra los registros con línea continua, la meta con línea discontinua y el punto de partida cuando el objetivo tiene valor inicial. Debajo, la tabla lista semana, valor, origen (Correo, Espacio o Coach) y nota.

En el historial, pulsa Exportar historial a PDF y espera mientras aparece «Generando PDF…». El archivo se descarga con el nombre del objetivo e incluye la gráfica, la pregunta, el cliente y la tabla. Sale con tu marca blanca (logo, nombre y colores); sin marca blanca, con el nombre CoachPro Tools. Revisa el PDF antes de compartirlo: descargarlo no lo envía al cliente. Si aparece «No se pudo generar el PDF. Inténtalo de nuevo.», vuelve a pulsar el botón.

En el historial, escribe Valor de esta semana dentro de la escala, añade una nota si quieres y pulsa Guardar valor. Si ya había un registro de esta semana, se actualiza. El formulario aparece solo con el seguimiento activo y el objetivo en estado Activo.

Escribe una acción concreta y añade fecha si corresponde. Pulsa Añadir y comprueba que quedó en la lista. Marca la casilla cuando se complete; puedes desmarcarla si necesitas corregir su estado. Eliminar retira esa acción.

Escribe en Reporte general y espera el indicador de guardado antes de cambiar de ficha. Este campo resume el proceso y no sustituye al registro de cada sesión.

En Documentos, pulsa Subir archivo. Elige un formato admitido, por ejemplo PDF, DOCX, XLSX o una imagen, con un máximo de 20 MB por archivo. Espera a que aparezca en la lista. Los documentos se muestran en el espacio del cliente.

Usa Descargar para conservar una copia o Copiar enlace para compartir ese archivo. Copiar enlace del cliente abre el recorrido de su espacio. Un enlace copiado aún no se ha enviado; compártelo por el canal que hayas acordado. En un PDF, Firmar abre el recorrido de Firmas.

Consulta los días restantes junto a cada archivo y descarga lo que debas conservar antes de que caduque. El sistema destaca los documentos próximos a caducar. Eliminar retira el archivo: comprueba que tienes la copia necesaria antes de confirmar.

En Relaciones, elige otra ficha y describe la relación antes de añadirla. Quitar una relación no elimina a ninguna de las personas. Consulta las series de citas del proceso y utiliza Agenda para gestionar sus citas.

Abre Historial, utiliza su buscador y despliega el bloque que necesitas consultar. Si hay más elementos, usa el control para mostrar más. Comprueba la fecha antes de editar un registro anterior.

Pulsa el control de nueva sesión de la ficha. Introduce la fecha, duración y título. Este formulario registra el trabajo realizado; para reservar una hora futura utiliza Agenda.

Completa objetivo, notas, acuerdos, tareas pendientes y próximos pasos según lo ocurrido. Distingue tus notas del texto que quieres compartir y revisa el contenido del resumen antes de enviarlo al cliente.

Registra ánimo, energía al inicio y al final y compromiso cuando los hayas revisado. Dejar una valoración sin seleccionar no equivale a una puntuación baja. Puedes asociar una herramienta utilizada.

El campo de audio recibe una URL que empieza por http:// o https://; no sube una grabación desde tu ordenador. Comprueba que el enlace abre el archivo y que sus permisos permiten el acceso previsto.

Pulsa Guardar, espera la confirmación y comprueba la sesión en el historial. Desde el registro puedes editar, adjuntar documentos o preparar su resumen. Revisa antes de eliminar una sesión.

Abre Formularios y herramientas y revisa cada elemento: nombre, estado, fecha y respuesta disponible. Despliega una herramienta para consultar sus mediciones y notas. Un enlace activo no significa que el cliente haya respondido.

Desde la ficha puedes abrir Compartir herramienta, Espacio del cliente o Bitácora. Sigue el capítulo correspondiente y comprueba el enlace generado. Para un envío por email, revisa por separado su resultado. Consulta Espacio del cliente y Barra de la herramienta.

Utiliza Archivar y lee la confirmación. La ficha sale de la lista habitual; no es la misma acción que eliminarla definitivamente. Si solo necesitas indicar una pausa, cambia el estado del proceso en Editar.

Abre Eliminar cliente y lee los elementos que se borrarán. El sistema pide escribir el nombre exacto y marcar la casilla de confirmación. Conserva primero lo que necesites; Cancelar permite salir sin eliminar.