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Un contrato de coaching fija por escrito quién trabaja con quién, cuántas sesiones habrá, cuánto cuestan, qué pasa si alguien cancela y qué queda dentro de la confidencialidad. Aquí tienes las nueve cláusulas que casi todos incluyen, cada una con un texto de ejemplo que puedes copiar y ajustar a tu forma de trabajar.
Antes de copiar nada: esto es una guía práctica, no asesoría legal. Las leyes sobre contratos, consumo y protección de datos cambian de un país a otro. Adapta los textos a tu país y, si vas a trabajar con empresas o con importes altos, pide a un abogado que revise tu versión final.
¿Qué es un contrato de coaching y para qué sirve?
Es el documento en el que coach y cliente dejan escritas las reglas del proceso. Parece burocracia hasta el día en que un cliente falta a tres sesiones seguidas y pregunta si se las devuelves. Ese día agradeces tener una cláusula de cancelación firmada.
Además, redactarlo te obliga a decidir cosas que muchos coaches dejan en el aire: qué haces si el cliente llega tarde o cuándo lo derivas a otro profesional. Si tú no lo tienes claro, el cliente tampoco.
¿Qué pide la ICF sobre el acuerdo de coaching?
Si eres miembro de la ICF o tienes una credencial suya, el Código Ético de la ICF (en vigor desde el 1 de abril de 2025) dedica su primera sección a los acuerdos. Tres normas tocan de lleno el contrato:
- Norma 1.1: antes de empezar, explicar al cliente (y al patrocinador, si una empresa paga) en qué consiste el coaching y crear juntos un acuerdo sobre roles, responsabilidades, confidencialidad y condiciones económicas.
- Norma 1.2: respetar el derecho de cualquiera de las partes a terminar la relación en cualquier momento y por cualquier motivo, dentro de lo que establezca el acuerdo.
- Norma 2.3: acordar con claridad qué información confidencial podrías tener que revelar a las autoridades, por ejemplo ante una actividad ilegal, una orden judicial o un riesgo de daño para el cliente o para otras personas.
El código no impone un modelo de contrato. Pide que esos temas estén acordados; cómo los redactes es cosa tuya.
¿Qué cláusulas debe incluir un contrato de coaching?
Estas nueve cubren lo que pide la ICF y los conflictos que más aparecen en la práctica:
| Cláusula | Qué deja claro |
|---|---|
| 1. Partes | Quién es el coach, quién el cliente y, si existe, quién paga |
| 2. Servicios y objetivo | Qué tipo de coaching y para qué |
| 3. Sesiones | Número, duración, frecuencia y formato |
| 4. Honorarios y pagos | Precio, forma de pago y fechas |
| 5. Cancelaciones | Con cuánto aviso se reprograma y qué pasa si no hay aviso |
| 6. Confidencialidad | Qué queda entre los dos y en qué casos no |
| 7. Qué no es coaching | Que no sustituye a terapia, medicina ni asesoría, y cuándo derivas |
| 8. Duración y terminación | Cuándo empieza, cuándo acaba y cómo se sale antes |
| 9. Firma | Que las dos partes aceptan lo anterior, con fecha |
Ejemplo de contrato de coaching: partes, servicios y sesiones
Lo que va entre corchetes lo rellenas tú. Quita lo que no aplique.
1. Partes
Nombre completo y forma de contacto de cada parte. Si una empresa paga el proceso de un empleado, añádela como tercera parte: es lo que la ICF llama patrocinador, y conviene que quede claro desde el principio qué información recibe y cuál no.
Texto de ejemplo
Este acuerdo se celebra entre [nombre del coach], en adelante «el coach», y [nombre del cliente], en adelante «el cliente». [Si aplica: El proceso lo financia [nombre de la empresa], en adelante «el patrocinador».]
2. Servicios y objetivo del proceso
Describe el tipo de coaching y el objetivo con el que empieza el proceso. No hace falta que sea definitivo; suele afinarse en la primera sesión. Lo que sí conviene es que sea concreto.
Texto de ejemplo
El coach prestará servicios de coaching [de vida / ejecutivo / de carrera] orientados a [objetivo inicial del cliente]. El cliente entiende que el coaching es un proceso en el que él decide sus objetivos y acciones, y que los resultados dependen de su compromiso.
3. Número, duración y formato de las sesiones
Aquí se evitan la mayoría de malentendidos. Pon números: cuántas sesiones, cuántos minutos, cada cuánto y por dónde.
Texto de ejemplo
El programa incluye [8] sesiones de [60] minutos, con una frecuencia [quincenal], por [videollamada / en persona en dirección]. Si el cliente llega tarde, la sesión terminará a la hora prevista. Entre sesiones, el cliente podrá escribir al coach por [canal] y recibirá respuesta en un plazo de [2] días hábiles.
Ejemplo de cláusulas de honorarios y cancelaciones
4. Honorarios y forma de pago
Precio total o por sesión, moneda, método de pago y fechas. Si ofreces pagar en cuotas, escribe qué pasa si una cuota no se paga. Si todavía estás decidiendo cuánto cobrar, en este artículo tienes cuánto cobra un coach por sesión y cómo fijar tus tarifas.
Texto de ejemplo
El precio del programa es de [importe y moneda], que el cliente pagará [por adelantado / en [3] cuotas de [importe] los días [fecha]] mediante [transferencia / tarjeta]. Las sesiones se agendan una vez recibido el pago correspondiente. Si una cuota se retrasa más de [7] días, el coach podrá pausar las sesiones hasta que se regularice.
5. Cancelaciones y reprogramaciones
Decide un plazo de aviso (24 o 48 horas, por ejemplo) y qué pasa si no se cumple. Elige uno que puedas aplicar sin sentirte mal. Y escribe también qué pasa si eres tú quien cancela.
Texto de ejemplo
El cliente puede reprogramar una sesión avisando con al menos [24] horas de antelación. Las sesiones canceladas con menos antelación, o a las que el cliente no se conecte, se considerarán realizadas. Si el coach cancela, ofrecerá una nueva fecha sin coste en los [7] días siguientes.
Ejemplo de cláusula de confidencialidad y de qué no es coaching
6. Confidencialidad y sus límites
Promete reserva, pero escribe también las excepciones: la ICF las pide de forma explícita. Si hay patrocinador, aclara qué le vas a contar (asistencia y avances generales, por ejemplo) y qué no. Para la parte de notas y datos del cliente, tienes una guía sobre confidencialidad y protección de datos en coaching online.
Texto de ejemplo
El coach mantendrá en reserva todo lo que el cliente comparta durante el proceso. Esta confidencialidad tiene límites: el coach podrá revelar información cuando la ley lo exija, ante una orden judicial, si tiene conocimiento de una actividad ilegal o si existe un riesgo inminente de daño para el cliente o para otras personas. [Si hay patrocinador: El patrocinador solo recibirá información sobre asistencia y [avances generales acordados con el cliente].]
7. Qué no es coaching y cuándo se deriva
Deja escrito que el coaching no sustituye a la psicoterapia, a la atención médica ni al asesoramiento legal o financiero. Y comprométete a decir algo si ves señales de que el cliente necesita otro tipo de ayuda. El código de la ICF también pide valorar, cuando procede, si otro coach, profesional o recurso le serviría mejor.
Texto de ejemplo
El coaching no es terapia ni tratamiento de salud mental, ni sustituye el consejo médico, legal o financiero. Si el coach observa que el cliente podría beneficiarse de otro tipo de apoyo profesional, se lo dirá y podrá sugerirle que lo busque. El cliente se compromete a informar al coach si está en tratamiento psicológico o psiquiátrico que pueda afectar al proceso.
Ejemplo de cláusulas de duración, terminación y firma
8. Duración y terminación
Pon fecha de inicio y de fin, o la condición que cierra el proceso (por ejemplo, completar las sesiones contratadas). Luego, la salida anticipada: preaviso, qué pasa con lo pagado y si hay reembolso. Es la cláusula que más discusiones evita y la que más gente deja vaga.
Texto de ejemplo
Este acuerdo empieza el [fecha] y termina cuando se completen las sesiones contratadas o, como máximo, el [fecha]. Cualquiera de las partes puede darlo por terminado antes, por cualquier motivo, avisando por escrito con [7] días de antelación. En ese caso, [el coach reembolsará las sesiones pagadas y no realizadas / las sesiones pagadas no son reembolsables, pero podrán usarse hasta el [fecha]].
9. Firma
Nombre, fecha y firma de las dos partes (y del patrocinador, si lo hay). Lo práctico es firmarlo antes de la primera sesión y dedicar unos minutos de esa sesión a repasarlo en voz alta. En la guía de la primera sesión de coaching verás en qué momento encaja.
Texto de ejemplo
Las partes declaran haber leído y aceptado este acuerdo. Firmado en [ciudad], el [fecha].
[Firma del coach] [Firma del cliente] [Firma del patrocinador, si aplica]
¿Contrato de coaching en Word, en PDF o firmado en línea?
Cada formato sirve para una cosa distinta:
- Word: para escribir tu modelo y ajustarlo a cada cliente. Sirve para redactar, pero no para que te lo devuelvan firmado.
- PDF: para enviar una versión que nadie edite por error. El problema es la firma: imprimir, firmar, escanear y reenviar. Ahí se atascan muchos contratos.
- Firma en línea: el cliente abre un enlace, lee y firma en la pantalla. Te ahorras el ida y vuelta de archivos.
¿Qué errores conviene evitar al redactar el contrato?
- Copiar un modelo de otro país sin revisarlo. Las referencias a leyes, impuestos o jurisdicción pueden no tener sentido donde tú trabajas.
- Prometer resultados. «Conseguirás un ascenso en tres meses» no cabe en un contrato de coaching. El cliente decide y actúa; tú acompañas.
- Dejar la confidencialidad sin límites. Una promesa de secreto absoluto te pone en un aprieto el día que aparece un riesgo real.
- Firmar después de empezar. Si el cliente ya tuvo dos sesiones, cuesta más pedirle que acepte una cláusula de cancelación.
¿Cómo enviar tu contrato de coaching a firmar con CoachPro Tools?
En CoachPro Tools escribes tus contratos de coaching con firma electrónica una sola vez, como modelos editables con variables para los datos del cliente, y los envías a firmar desde su ficha. Puedes ajustar el texto para un cliente concreto y ver la vista previa antes de enviarlo. Tu firma la dibujas una vez y va puesta en cada contrato.
El cliente lee el contrato y firma con el dedo o con el ratón, sin instalar nada y sin crear cuenta. El PDF final recoge las dos firmas, y la plataforma guarda un registro de evidencias: el hash del texto, la hora, la IP y el navegador. El contrato queda en la ficha del cliente, junto a sus sesiones, sus objetivos y sus facturas. Si cobras a través de la plataforma, puedes exigir que firme antes de pagar.
Si trabajas en bienestar, el catálogo incluye además el Acuerdo de Coaching de Bienestar, que el cliente lee, completa y firma en pantalla.
Tus contratos, firmados sin imprimir
Modelos reutilizables, firma con el dedo y el PDF guardado en la ficha de cada cliente: 30 USD/mes, 157 USD/año o 297 USD en un pago único.
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¿Es obligatorio firmar un contrato de coaching?
Depende de tu país y de cómo trabajes, pero si eres miembro de la ICF su código ético te pide acordar con el cliente, antes de empezar, los roles, las responsabilidades, la confidencialidad y las condiciones económicas. Ponerlo por escrito y firmarlo es la forma más sencilla de demostrar que ese acuerdo existió.
¿Necesito un contrato de confidencialidad aparte?
Normalmente no. La confidencialidad va como una cláusula del propio contrato de coaching, con sus límites escritos. Un acuerdo de confidencialidad separado tiene sentido cuando una empresa paga el proceso y quiere fijar qué información puede recibir, o cuando el cliente va a compartir datos de negocio sensibles.
¿Qué diferencia hay entre contrato y acuerdo de coaching?
En la práctica se usan como sinónimos. Algunos coaches llaman acuerdo al documento firmado y otros reservan la palabra para lo que se pacta al inicio de cada sesión. Lo que importa es que el documento escrito recoja las cláusulas básicas y que las dos partes lo firmen antes de la primera sesión.
¿Puedo usar un contrato de coaching en Word o en PDF?
Sí. Word sirve para redactarlo y adaptarlo a cada cliente; el PDF, para enviar una versión que no se edite. El paso que más se retrasa es la firma: imprimir, firmar, escanear y devolver. Por eso te conviene enviarlo a firmar en línea.
¿Qué pasa si el cliente quiere dejar el proceso a la mitad?
Lo resuelve la cláusula de terminación. El código ético de la ICF reconoce el derecho de cualquiera de las partes a terminar la relación en cualquier momento, dentro de lo que diga el acuerdo. Por eso conviene dejar escrito el preaviso, qué pasa con las sesiones pagadas y no usadas, y si hay reembolso.
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