Acuerdo de Encargo del Tratamiento

1. OBJETO Y NATURALEZA DEL ACUERDO

El presente Acuerdo de Encargo del Tratamiento (en adelante, el "DPA" o el "Acuerdo") regula las condiciones en las que Freedom Coaching LLC, sociedad constituida conforme a las leyes del Estado de Florida, Estados Unidos de América, con domicilio en 407 Lincoln Road 12 N, Miami, Florida, Estados Unidos, operadora de la plataforma CoachPro Tools (en adelante, el "Encargado del Tratamiento" o "CoachPro Tools"), trata datos personales por cuenta del coach, profesional o entidad que contrata y utiliza la plataforma (en adelante, el "Responsable del Tratamiento" o el "Cliente").

Este DPA se celebra en cumplimiento del artículo 28 del Reglamento (UE) 2016/679 del Parlamento Europeo y del Consejo, de 27 de abril de 2016, relativo a la protección de las personas físicas en lo que respecta al tratamiento de datos personales (en adelante, el "RGPD"), y forma parte inseparable de los Términos y Condiciones aceptados por el Cliente.

El presente DPA resulta de aplicación cuando el Cliente, en su condición de Responsable del Tratamiento, se encuentra establecido en el Espacio Económico Europeo o trata datos personales de personas físicas situadas en dicho territorio.

El Cliente reconoce que, al utilizar las herramientas de CoachPro Tools para recoger, registrar o procesar datos de sus propios clientes finales (en adelante, los "Coachees" o "Interesados"), actúa como Responsable del Tratamiento, determinando los fines y medios del mismo, mientras que CoachPro Tools actúa exclusivamente como Encargado del Tratamiento, procesando dichos datos únicamente conforme a las instrucciones documentadas del Cliente.

2. DEFINICIONES

A efectos del presente DPA, los términos "datos personales", "tratamiento", "responsable del tratamiento", "encargado del tratamiento", "interesado", "violación de la seguridad de los datos personales", "autoridad de control" y "subencargado" tendrán el significado que les atribuye el artículo 4 del RGPD.

Se entenderá por "Coachee" o "Interesado" cualquier persona física cuyos datos personales sean tratados por el Cliente a través de la plataforma CoachPro Tools en el marco de su actividad profesional de coaching.

Se entenderá por "Subencargado" cualquier tercero proveedor de servicios contratado por CoachPro Tools que trate datos personales por cuenta del Encargado para la prestación de los servicios.

3. NATURALEZA, FINALIDAD Y DURACIÓN DEL TRATAMIENTO

3.1. Naturaleza y finalidad

CoachPro Tools tratará datos personales por cuenta del Cliente con la única finalidad de prestar los servicios de la plataforma, que comprenden el alojamiento de herramientas interactivas de coaching, el almacenamiento del progreso de dichas herramientas, la generación de documentos en formato PDF, la gestión de accesos y la prestación de soporte técnico.

3.2. Duración

El tratamiento se mantendrá durante toda la vigencia de la relación contractual entre el Cliente y CoachPro Tools, y finalizará conforme a lo dispuesto en la cláusula 9 del presente DPA.

3.3. Categorías de interesados

Los interesados cuyos datos podrán ser tratados son: los Coachees o clientes finales del Cliente, y, en su caso, los propios datos del Cliente como usuario de la plataforma.

3.4. Categorías de datos personales

Las categorías de datos personales objeto de tratamiento podrán incluir, según el uso que el Cliente haga de las herramientas:

• Datos identificativos: nombre, apellidos, correo electrónico.
• Datos de contacto facilitados voluntariamente en formularios y herramientas.
• Contenido introducido por el Cliente o el Coachee en las herramientas de coaching (respuestas, reflexiones, valoraciones, objetivos, notas de sesión).
• Datos de uso técnico: registros de acceso, dirección IP, identificadores de sesión.

El Cliente es el único responsable de determinar qué datos introduce o solicita a través de las herramientas. CoachPro Tools no exige ni requiere el tratamiento de categorías especiales de datos (artículo 9 del RGPD). En caso de que el Cliente decida introducir datos de naturaleza sensible, lo hará bajo su exclusiva responsabilidad y deberá contar con la base jurídica adecuada.

4. OBLIGACIONES DEL ENCARGADO DEL TRATAMIENTO

CoachPro Tools, en su condición de Encargado del Tratamiento, se compromete a:

• Tratar los datos personales únicamente siguiendo las instrucciones documentadas del Cliente, incluida la transferencia internacional de datos, salvo que esté obligado a ello por el Derecho de la Unión o de los Estados miembros, en cuyo caso informará al Cliente de dicha exigencia legal antes del tratamiento, salvo que el Derecho lo prohíba por razones de interés público.
• Garantizar que las personas autorizadas para tratar datos personales se hayan comprometido a respetar la confidencialidad o estén sujetas a una obligación de confidencialidad de naturaleza estatutaria.
• Adoptar todas las medidas técnicas y organizativas apropiadas exigidas por el artículo 32 del RGPD, conforme se detallan en la cláusula 7.
• Respetar las condiciones para recurrir a otro encargado del tratamiento (subencargado), conforme a la cláusula 5.
• Asistir al Cliente, teniendo en cuenta la naturaleza del tratamiento, mediante medidas técnicas y organizativas apropiadas, para que pueda cumplir con su obligación de responder a las solicitudes de ejercicio de derechos de los interesados.
• Ayudar al Cliente a garantizar el cumplimiento de las obligaciones establecidas en los artículos 32 a 36 del RGPD, teniendo en cuenta la naturaleza del tratamiento y la información a disposición del Encargado.
• Poner a disposición del Cliente toda la información necesaria para demostrar el cumplimiento de las obligaciones del artículo 28 del RGPD.
• Suprimir o devolver al Cliente todos los datos personales una vez finalice la prestación de los servicios, conforme a la cláusula 9.
• No utilizar ni tratar los datos personales para finalidades propias, ni cederlos a terceros distintos de los subencargados autorizados.

5. SUBENCARGADOS DEL TRATAMIENTO

El Cliente autoriza de forma general a CoachPro Tools a recurrir a subencargados para la prestación de los servicios. CoachPro Tools garantiza que cada subencargado queda sujeto a obligaciones de protección de datos equivalentes a las establecidas en el presente DPA mediante contrato u otro acto jurídico.

A la fecha de la última actualización de este documento, los subencargados autorizados son los siguientes:

CoachPro Tools informará al Cliente de cualquier cambio previsto en la incorporación o sustitución de subencargados, otorgando al Cliente la posibilidad de oponerse a dichos cambios. La oposición fundada del Cliente que no pueda resolverse facultará a cualquiera de las partes a resolver el contrato.

6. TRANSFERENCIAS INTERNACIONALES DE DATOS

El Cliente reconoce y acepta que, dada la naturaleza de la plataforma y la ubicación de CoachPro Tools y de determinados subencargados, el tratamiento de datos personales puede implicar la transferencia de datos a Estados Unidos u otros países situados fuera del Espacio Económico Europeo.

Toda transferencia internacional de datos personales se realizará al amparo de un mecanismo de transferencia válido conforme al Capítulo V del RGPD, incluyendo, según proceda, las Cláusulas Contractuales Tipo adoptadas por la Comisión Europea, la adhesión del proveedor a marcos de adecuación reconocidos (como el EU-U.S. Data Privacy Framework), o cualquier otra garantía adecuada prevista en la normativa.

CoachPro Tools aplicará, cuando resulte necesario, medidas suplementarias para garantizar un nivel de protección de los datos sustancialmente equivalente al exigido en el Espacio Económico Europeo.

7. MEDIDAS DE SEGURIDAD

CoachPro Tools aplicará las medidas técnicas y organizativas apropiadas para garantizar un nivel de seguridad adecuado al riesgo, conforme al artículo 32 del RGPD, incluyendo, entre otras:

• Cifrado de las comunicaciones mediante protocolos seguros (HTTPS/TLS) en todas las conexiones con la plataforma.
• Control de acceso basado en autenticación de usuario, con credenciales individuales y políticas de gestión de contraseñas.
• Segregación lógica de los datos por cuenta de Cliente.
• Copias de seguridad periódicas y mecanismos de recuperación gestionados a través de los proveedores de infraestructura.
• Aplicación de los principios de privacidad desde el diseño y por defecto, incluyendo la minimización de los datos recabados.
• Registro de accesos y actividad relevante para la trazabilidad del tratamiento.
• Procedimientos para la evaluación y revisión periódica de la eficacia de las medidas de seguridad.

El Cliente reconoce que determinadas herramientas de la plataforma almacenan el progreso de trabajo en el almacenamiento local del navegador del dispositivo utilizado. Dicha información permanece en el dispositivo del usuario y es responsabilidad del Cliente y del usuario final adoptar las precauciones razonables sobre la seguridad de sus propios dispositivos.

8. VIOLACIONES DE LA SEGURIDAD DE LOS DATOS

CoachPro Tools notificará al Cliente sin dilación indebida, y en la medida de lo posible dentro de las setenta y dos (72) horas siguientes desde que tenga conocimiento de ello, cualquier violación de la seguridad de los datos personales que afecte a los datos tratados por cuenta del Cliente.

Dicha notificación incluirá, como mínimo y en la medida en que la información esté disponible: la naturaleza de la violación, las categorías y el número aproximado de interesados afectados, las posibles consecuencias y las medidas adoptadas o propuestas para resolver la violación y mitigar sus efectos.

Corresponde al Cliente, en su condición de Responsable del Tratamiento, valorar la necesidad de notificar la violación a la autoridad de control competente y, en su caso, a los interesados afectados, conforme a los artículos 33 y 34 del RGPD. CoachPro Tools prestará al Cliente la asistencia razonable a tal efecto.

9. SUPRESIÓN Y DEVOLUCIÓN DE LOS DATOS

Una vez finalizada la prestación de los servicios, y a elección del Cliente, CoachPro Tools suprimirá o devolverá al Cliente todos los datos personales tratados por su cuenta, y suprimirá las copias existentes, salvo que el Derecho de la Unión o de los Estados miembros exija la conservación de los datos personales.

El Cliente dispondrá de un plazo de treinta (30) días naturales desde la finalización de la relación contractual para solicitar la devolución de los datos en un formato estructurado y de uso común. Transcurrido dicho plazo sin que el Cliente haya solicitado la devolución, CoachPro Tools procederá a la supresión de los datos.

10. AUDITORÍAS Y DERECHO DE INSPECCIÓN

CoachPro Tools pondrá a disposición del Cliente la información necesaria para demostrar el cumplimiento de las obligaciones establecidas en el artículo 28 del RGPD, y permitirá y contribuirá a la realización de auditorías, incluidas inspecciones, por parte del Cliente o de un auditor autorizado por este.

Las auditorías se realizarán previa solicitud razonable y por escrito, con una antelación mínima de treinta (30) días, durante el horario laboral habitual, sin perturbar de forma desproporcionada la actividad de CoachPro Tools y con una frecuencia máxima de una auditoría anual, salvo que exista una causa justificada o así lo exija una autoridad de control.

11. RESPONSABILIDAD Y LEGISLACIÓN APLICABLE

Cada parte responderá de los daños y perjuicios que cause a la otra parte o a terceros como consecuencia del incumplimiento de las obligaciones que le correspondan conforme al presente DPA y a la normativa de protección de datos aplicable.

El presente DPA se interpretará de forma coherente con los Términos y Condiciones y la Política de Privacidad de CoachPro Tools. En caso de conflicto entre el presente DPA y dichos documentos en materia de protección de datos personales, prevalecerá lo dispuesto en este DPA.

En lo relativo al tratamiento de datos personales de interesados situados en el Espacio Económico Europeo, resultará de aplicación el RGPD y la normativa nacional de desarrollo correspondiente.

12. ACEPTACIÓN Y VIGENCIA

El presente DPA se considera aceptado y vinculante para ambas partes desde el momento en que el Cliente contrata o utiliza los servicios de CoachPro Tools, sin necesidad de firma manuscrita, conforme a la validez del consentimiento electrónico.

No obstante, el Cliente que requiera un ejemplar firmado del presente DPA para sus propios registros de cumplimiento podrá solicitarlo a través de la dirección de contacto indicada a continuación, y CoachPro Tools facilitará una versión firmada en un plazo razonable.

CoachPro Tools podrá actualizar el presente DPA para reflejar cambios normativos o en los subencargados, informando al Cliente de las modificaciones sustanciales con antelación razonable.

13. INFORMACIÓN DE CONTACTO

Para cualquier consulta relacionada con el presente Acuerdo de Encargo del Tratamiento, la solicitud de un ejemplar firmado o el ejercicio de cualquier derecho relacionado con la protección de datos, el Cliente podrá contactar con: