Facturación para Coaches: Facturas, Recibos y Cobros sin Salir de tu Plataforma

La parte del coaching que nadie te enseñó

Terminas la sesión, y después viene lo otro: abrir la plantilla de Word, buscar qué número tocaba, copiar los datos del cliente, calcular el impuesto, exportar el PDF, mandarlo por correo y apuntar en algún sitio que falta cobrarlo. Con cinco clientes es un rato. Con veinte, es una tarde al mes y un par de facturas que se quedan sin cobrar porque nadie se acordó de reclamarlas.

El módulo Facturación pone todo eso en el mismo sitio donde ya tienes a tus clientes. Su definición, tal como aparece en la plataforma: «Emite facturas y recibos a tus clientes, con tu numeración y tus datos. Se guardan aquí: no hay que reinventar el número cada vez.» Está en el menú, en el grupo Tu negocio.

Lo emitido en el año, lo cobrado y lo que falta por cobrar, arriba. Debajo, cada documento con su número, su cliente, su importe y su estado.

Lo que ves al entrar

Tres cifras: emitido este año, cobrado y pendiente de cobro. Los borradores no cuentan: solo suma lo que ya tiene número. Debajo, tus documentos, que puedes filtrar por ejercicio, por tipo, por estado y por si están cobrados o no. La pregunta «¿quién me debe algo?» se contesta con un filtro.

Factura o recibo

La plataforma distingue los dos, y te lo explica al elegir: «Una factura lleva tu numeración, sus datos fiscales y el desglose de impuestos. Un recibo es un justificante simple, sin impuestos.» Cada uno tiene su serie. La primera vez que entras se crean solas: FAC para facturas y REC para recibos.

Los impuestos de tu país, propuestos solos

Al elegir tu país se proponen su impuesto y su retención. Los que vienen cargados: España (IVA 21 % e IRPF 15 %), México (IVA 16 %), Argentina (IVA 21 %), Colombia (IVA 19 %), Chile (IVA 19 %), Perú (IGV 18 %), Estados Unidos (sin impuesto por defecto) e India (GST 18 %). También cambia cómo se llama el identificador fiscal de cada país.

Son valores por defecto y editables. En palabras de la propia plataforma: «Puedes escribir encima lo que necesites: una exenta, una intracomunitaria o un tipo distinto.» Los tipos cambian por ley cuando quieren; si uno se queda viejo, lo corriges en tu serie. Y ante la duda sobre qué te corresponde, la última palabra es de tu asesor fiscal.

De borrador a factura emitida

Una factura empieza como borrador: eliges el cliente, añades los conceptos con su cantidad, su precio y su descuento, y ves la base imponible, el impuesto, la retención y el total mientras escribes. Puedes añadir notas que salen en el documento y notas internas que no salen nunca. Un borrador se guarda, se cambia y se borra sin consecuencias.

Al pulsar Emitir el documento recibe su número y queda cerrado. Antes, la plataforma comprueba lo que suele faltar: que tengas tus datos de facturación completos y que, si es una factura, el cliente tenga razón social e identificación fiscal. Si no los tiene, te lo dice y te ofrece emitir un recibo en su lugar.

Una factura emitida y sin cobrar: emisor, cliente, conceptos, impuestos y total, con todo lo que se puede hacer con ella arriba.

Cobrar con tu propia cuenta de Stripe

En Mi cuenta → Cobros conectas tu cuenta de Stripe, o la creas en ese mismo paso si todavía no tienes. A partir de ahí, en cualquier factura emitida y sin cobrar aparece el botón Cobrar: genera un enlace de pago que le pasas a tu cliente.

El enlace de pago, listo para copiar y mandarle a tu cliente.

• Sin intermediarios: el dinero entra directo en tu cuenta de Stripe, y CoachPro no se queda ninguna comisión.
• En cuotas: puedes cobrar un importe en varias cuotas. Cada cuota genera su documento con tu numeración; la primera la paga tu cliente con el enlace y, a partir de la segunda, se cobra sola con la misma tarjeta.
• Facturas que se marcan solas: si lo activas, la plataforma consulta en tu Stripe el estado de los cobros que generaste desde CoachPro y marca como cobrada la factura que se pagó. No mira el resto de tu actividad en Stripe.

Si el cliente te paga por transferencia o en efectivo, marcas la factura como cobrada a mano, con el método de cobro.

El cliente paga desde el enlace, con su tarjeta. Tú no tienes que perseguir a nadie por la transferencia.

El PDF, la impresión y tu marca

Cualquier documento con número se descarga en PDF o se imprime. Un borrador no, para que nunca circule algo que parece una factura válida sin serlo. Si tienes la marca blanca activa, el documento lleva tu logo. Sin marca blanca no lleva ninguno: es una factura tuya a tu cliente, y la marca de la plataforma no pinta nada en medio. La descarga en PDF funciona desde el ordenador.

Varias monedas sin mezclar números

Si trabajas con clientes de distintos países, cada factura se emite y se queda en su moneda. Para ver tus ingresos sumados, escribes tus propios tipos de cambio, los que te aplica tu banco, y las tres cifras de arriba se convierten a la moneda que elijas. Si falta el cambio de alguna moneda, esa moneda queda fuera del total y la plataforma te lo avisa, en lugar de darte una cifra inventada.

Lo que le pasas a tu gestoría

El botón Descargar para la gestoría exporta los documentos emitidos del ejercicio en un archivo con todo lo que tu asesor necesita: número, tipo, fechas, cliente y su identificación fiscal, países, base imponible, impuesto y retención con su porcentaje y su importe, total, moneda, estado, fecha de cobro, motivo de anulación y a qué factura rectifica cada rectificativa.

Conclusión

Facturar bien es parte de que el coaching sea un negocio y no solo una vocación. El módulo Facturación te quita las tareas repetitivas: la numeración, el cálculo de impuestos, el PDF, el enlace de pago, la lista de quién te debe y el archivo para tu gestoría. Te queda la parte que sí es tuya: decidir cuánto cobras y a quién.