Facturación para Coaches: Facturas, Recibos y Cobros sin Salir de tu Plataforma

La parte del coaching que nadie te enseñó

Terminas la sesión, y después viene lo otro: abrir la plantilla de Word, buscar qué número tocaba, copiar los datos del cliente, calcular el impuesto, exportar el PDF, mandarlo por correo y apuntar en algún sitio que falta cobrarlo. Con cinco clientes es un rato. Con veinte, es una tarde al mes y un par de facturas que se quedan sin cobrar porque nadie se acordó de reclamarlas.

Si trabajas con CoachPro Tools, puedes llevar este trabajo a la sesión con las herramientas interactivas de la plataforma, registrar en Notas Live lo que el cliente descubre y retomarlo desde su ficha y su espacio del cliente. Más abajo verás cómo hacerlo paso a paso.

El módulo Facturación pone todo eso en el mismo sitio donde ya tienes a tus clientes. Su definición, tal como aparece en la plataforma: «Emite facturas y recibos a tus clientes, con tu numeración y tus datos. Se guardan aquí: no hay que reinventar el número cada vez.» Está en el menú, en el grupo Tu negocio.

Lo emitido en el año, lo cobrado y lo que falta por cobrar, arriba. Debajo, cada documento con su número, su cliente, su importe y su estado.

Cómo trabajar tu facturación y tus sesiones dentro de CoachPro Tools

En CoachPro Tools emites la factura desde la misma plataforma donde llevas la ficha del cliente, sus sesiones y sus notas, con tu serie, tu numeración y tu impuesto configurados. En la sesión eliges la herramienta desde su ficha, por ejemplo la Rueda de la Vida Pro.

Durante la sesión. La trabajas con el cliente en vivo, en persona o compartiendo pantalla en la videollamada de la plataforma, y anotas en Notas Live lo que surge y los acuerdos de la sesión.

Al terminar. Guardas el resultado, descargas el PDF y queda en el historial de su ficha. Si lo compartes, el cliente lo ve en su espacio junto a las acciones que acordaron.

Entre sesiones. El cliente ve en su espacio sus acciones y te escribe en la Bitácora. En la próxima sesión abres su ficha y retomas desde ahí.

Acuerdas con un cliente un proceso de seis sesiones. En la primera revisan su objetivo y lo anotas en Notas Live desde su ficha. Le compartes la herramienta en su espacio para que la complete antes de la sesión. A partir de ahí te concentras en el coaching: cada sesión tiene su cita en la agenda, su videollamada, sus notas y las herramientas que trabajan juntos en vivo. El cliente ve en su espacio lo que acordaron y sus acciones, y te escribe en la Bitácora entre sesiones. Tú ves en un solo lugar el proceso completo de cada cliente, del primer contacto al cierre, sin saltar entre aplicaciones.

Funciona igual si haces coaching de vida, ejecutivo, de equipos o de bienestar: preparas cada sesión desde la ficha del cliente, trabajas las herramientas interactivas en vivo y das seguimiento entre sesiones desde la misma plataforma para coaches.

Lo importante pasa en las sesiones. Con tu cliente trabajas en vivo la Rueda de la Vida, objetivos S.M.A.R.T., valores, creencias limitantes o gestión emocional, y cada herramienta queda guardada con fecha en su ficha. Así llegas a cada sesión sabiendo qué trabajaron, qué acordaron y qué acciones completó, y el cliente siente un proceso ordenado de principio a fin.

Entre sesiones, el proceso sigue en la plataforma de coaching: el cliente marca sus acciones como hechas desde su espacio, te cuenta en la Bitácora cómo avanza y tú preparas la próxima sesión desde su ficha, con sus notas y sus herramientas a mano.

Lo que ves al entrar

Tres cifras: emitido este año, cobrado y pendiente de cobro. Los borradores no cuentan: solo suma lo que ya tiene número. Debajo, tus documentos, que puedes filtrar por ejercicio, por tipo, por estado y por si están cobrados o no. La pregunta «¿quién me debe algo?» se contesta con un filtro.

Factura o recibo

La plataforma distingue los dos, y te lo explica al elegir: «Una factura lleva tu numeración, sus datos fiscales y el desglose de impuestos. Un recibo es un justificante simple, sin impuestos.» Cada uno tiene su serie. La primera vez que entras se crean solas: FAC para facturas y REC para recibos.

En CoachPro Tools, anota en Notas Live las palabras exactas del cliente: quedan en su ficha para la próxima sesión.

Los impuestos de tu país, propuestos solos

Al elegir tu país se proponen su impuesto y su retención. Los que vienen cargados: España (IVA 21 % e IRPF 15 %), México (IVA 16 %), Argentina (IVA 21 %), Colombia (IVA 19 %), Chile (IVA 19 %), Perú (IGV 18 %), Estados Unidos (sin impuesto por defecto) e India (GST 18 %). También cambia cómo se llama el identificador fiscal de cada país.

Son valores por defecto y editables. En palabras de la propia plataforma: «Puedes escribir encima lo que necesites: una exenta, una intracomunitaria o un tipo distinto.» Los tipos cambian por ley cuando quieren; si uno se queda viejo, lo corriges en tu serie. Y ante la duda sobre qué te corresponde, la última palabra es de tu asesor fiscal.

Si el cliente quiere seguir trabajándolo entre sesiones, compártele la herramienta en su espacio y pídele que te cuente en la Bitácora cómo le fue.

De borrador a factura emitida

Una factura empieza como borrador: eliges el cliente, añades los conceptos con su cantidad, su precio y su descuento, y ves la base imponible, el impuesto, la retención y el total mientras escribes. Puedes añadir notas que salen en el documento y notas internas que no salen nunca. Un borrador se guarda, se cambia y se borra sin consecuencias.

Al pulsar Emitir el documento recibe su número y queda cerrado. Antes, la plataforma comprueba lo que suele faltar: que tengas tus datos de facturación completos y que, si es una factura, el cliente tenga razón social e identificación fiscal. Si no los tiene, te lo dice y te ofrece emitir un recibo en su lugar.

Una factura emitida y sin cobrar: emisor, cliente, conceptos, impuestos y total, con todo lo que se puede hacer con ella arriba.

Cobrar con tu propia cuenta de Stripe

En Mi cuenta → Cobros conectas tu cuenta de Stripe, o la creas en ese mismo paso si todavía no tienes. A partir de ahí, en cualquier factura emitida y sin cobrar aparece el botón Cobrar: genera un enlace de pago que le pasas a tu cliente. Los detalles de la conexión están en la página de la integración con Stripe.

El enlace de pago, listo para copiar y mandarle a tu cliente.

• Sin intermediarios: el dinero entra directo en tu cuenta de Stripe, y CoachPro no se queda ninguna comisión. Si quieres comparar cómo cobra cada plataforma, tienes la comparativa entre CoachPro Tools y upcoach y la comparativa con Coachli.
• En cuotas: puedes cobrar un importe en varias cuotas. Cada cuota genera su documento con tu numeración; la primera la paga tu cliente con el enlace y, a partir de la segunda, se cobra sola con la misma tarjeta.
• Facturas que se marcan solas: si lo activas, la plataforma consulta en tu Stripe el estado de los cobros que generaste desde CoachPro y marca como cobrada la factura que se pagó. No mira el resto de tu actividad en Stripe.

Si el cliente te paga por transferencia o en efectivo, marcas la factura como cobrada a mano, con el método de cobro.

El cliente paga desde el enlace, con su tarjeta. Tú no tienes que perseguir a nadie por la transferencia.

El PDF, la impresión y tu marca

Cualquier documento con número se descarga en PDF o se imprime. Un borrador no, para que nunca circule algo que parece una factura válida sin serlo. Si tienes la marca blanca activa, el documento lleva tu logo. Sin marca blanca no lleva ninguno: es una factura tuya a tu cliente, y la marca de la plataforma no pinta nada en medio. La descarga en PDF funciona desde el ordenador.

Varias monedas sin mezclar números

Si trabajas con clientes de distintos países, cada factura se emite y se queda en su moneda. Para ver tus ingresos sumados, escribes tus propios tipos de cambio, los que te aplica tu banco, y las tres cifras de arriba se convierten a la moneda que elijas. Si falta el cambio de alguna moneda, esa moneda queda fuera del total y la plataforma te lo avisa, en lugar de darte una cifra inventada.

Lo que le pasas a tu gestoría

El botón Descargar para la gestoría exporta los documentos emitidos del ejercicio en un archivo con todo lo que tu asesor necesita: número, tipo, fechas, cliente y su identificación fiscal, países, base imponible, impuesto y retención con su porcentaje y su importe, total, moneda, estado, fecha de cobro, motivo de anulación y a qué factura rectifica cada rectificativa.

Conclusión

Facturar bien es parte de que el coaching sea un negocio y no solo una vocación. El módulo Facturación te quita las tareas repetitivas: la numeración, el cálculo de impuestos, el PDF, el enlace de pago, la lista de quién te debe y el archivo para tu gestoría. Te queda la parte que sí es tuya: decidir cuánto cobras y a quién.